I takt med at trusler som hvidvaskning af penge, terrorfinansiering og datalæk vokser, står advokatfirmaer over for betydelige udfordringer med at overholde KYC (Know Your Customer) krav og GDPR-regler. Effektiv compliance er ikke længere blot en fordel, men en nødvendighed for at beskytte virksomhedens omdømme og undgå store bøder. Denne artikel gennemgår de vigtigste risici ved KYC-processer, samt hvordan advokatfirmaer kan være på forkant med lovgivningen.
Manuel KYC-håndtering og behovet for løbende kontrol
En af de største risici for advokatfirmaer ligger i manuel håndtering af KYC-processer. Når processerne ikke er automatiserede, er de ofte præget af menneskelige fejl, forsinkelser og manglende opdatering af oplysninger. Dette øger risikoen for, at kritisk information går tabt, eller at klienter, der burde overvåges tættere, overses. Ongoing Due Diligence er derfor afgørende for advokatfirmaer, da det sikrer løbende monitorering af klienter og deres risikoprofil. Manuel opdatering af klientoplysninger kan gøre det svært at holde trit med ændringer i klienters status, såsom nye ejere eller skift i virksomhedsstrukturen, hvilket kan føre til ubevidst indblanding i ulovlige aktiviteter som hvidvask eller skatteunddragelse.
Ved at integrere Ongoing Due Diligence i KYC-processen kan advokatfirmaer løbende overvåge klientdata og automatisk modtage opdateringer, når der sker væsentlige ændringer i klientens forhold. Dette reducerer risikoen for manglende compliance og gør det muligt for advokatfirmaet at tage proaktive skridt, hvis klientens risikoprofil ændrer sig.
GDPR-krav og korrekt databeskyttelse
GDPR har skabt skærpede krav til, hvordan advokatfirmaer håndterer og opbevarer personoplysninger, hvilket indebærer både korrekt indsamling, sikker opbevaring og rettidig sletning af data. Dette kan være en kompleks opgave, da advokatfirmaer arbejder med store mængder følsomme oplysninger, som konstant skal overvåges og opdateres. Ongoing Due Diligence er også relevant her, da det ikke kun handler om at verificere klienter ved opstart, men også om løbende at sikre, at alle persondata opbevares korrekt og slettes rettidigt i henhold til GDPR-krav.
Manglende overholdelse af GDPR-regler kan føre til store bøder og tab af tillid hos klienterne. Advokatfirmaer skal derfor have systemer på plads, der kan automatisere både KYC-processer og GDPR-relaterede opgaver. Effektiv risikostyring og databeskyttelse er ikke blot en juridisk nødvendighed, men også en måde at sikre virksomhedens integritet og opretholde tilliden fra klienterne.
Fremtiden kræver proaktiv compliance
Fremtidens KYC og compliance kræver, at advokatfirmaer er proaktive i deres tilgang til risikostyring. Det betyder, at virksomheder skal implementere systemer og processer, der sikrer, at de konstant er ajour med lovgivningsændringer og har styr på deres klienters risikoprofiler. Derudover er løbende overvågning af klientdata essentiel for at kunne reagere hurtigt på ændringer, såsom nye ejere eller mistænkelige transaktioner. Det er afgørende at forstå, at compliance ikke længere er en “nice-to-have” funktion, men en central del af enhver moderne advokatvirksomheds strategi. At være på forkant med compliance kan ikke blot forhindre bøder, men også give advokatfirmaer en konkurrencefordel i form af tillid fra deres klienter.
Nye tiltag vedrørende klientkonti har skærpet fokus på at forebygge økonomisk kriminalitet. Fra 2025 vil Advokatrådet øge tilsynet med advokaters håndtering af klientmidler for at modvirke hvidvask og terrorfinansiering. Samtidig arbejder regeringen på nye regler, der kræver, at advokater deler klientoplysninger med pengeinstitutter. Dette vil pålægge advokater et større ansvar for at sikre, at klientkonti ikke misbruges, og skærper behovet for effektiv compliance.
For at undgå juridiske og økonomiske konsekvenser skal advokatfirmaer prioritere compliance og sikre effektive KYC-processer. Ved at implementere automatiserede systemer til løbende overvågning samt opdatering af klientdata kan advokatfirmaer beskytte sig mod risici og samtidig levere en sikker og professionel service. Det at være proaktiv i KYC-processen er nøglen til at opretholde tillid fra klienterne og forblive ajour med lovgivningen.